El manejo de proyectos es un tema de mucha variabilidad y riesgo; sin importar el tipo de negocio y resultado a obtener, puede representar muchas pérdidas si no existe una buena planeación y seguimiento efectivo. A continuación te mostramos doce de los principales errores al manejar un proyecto:
1. Elegir a un líder por disponibilidad y no por habilidades. Una manera de llevar un proyecto abajo es designar a la primer persona que esté a la mano, siendo que cada proyecto puede tener necesidades particulares. Es importante identificar dichas necesidades y ver quien cubre mejor con el perfil, para que sepa tomar decisiones más atinadas y que sepa identificar a tiempo cualquier eventualidad.
2. Falla en conseguir el involucramiento total del equipo. Incluso con personal comprometido, si las necesidades, responsabilidades y fechas clave del proyecto no son bien transmitidas, los resultados del equipo de trabajo serán inferiores o totalmente fuera de lo esperado. Se debe transmitir con claridad los tiempos, actividades de cada puesto, la urgencia de cada actividad, las características de los entregables para distinguir que el trabajo se concluyó correctamente, y claro está, retribuciones o bonos según resultados producidos.
3. Desconexión de la administración. Siendo que los proyectos pueden pasar por momentos clave, problemas y necesidades de autorización de recursos, es necesario que alguien con autoridad en la empresa esté en contacto con el proyecto, de lo contrario puede empezar a diluirse para darle prioridad a otras actividades.
4. Muchos proyectos al mismo tiempo. El tratar de atender a todos y cada uno de tus clientes al mismo tiempo puede ser dañino para la empresa y resultar en proyectos fallidos por no tener la capacidad de atenderlos bien. A menos que se puedan designar equipos de trabajo independientes para cada uno de ellos, es mejor controlar el número de proyectos en proceso y poner en fila de espera los que sobrepasen nuestra capacidad de producción, para que en su momento sean atendidos a detalle.
5. Insuficiente comunicación durante el proyecto. Uno de los principales errores es dejar que parte del equipo dedique todo su esfuerzo en actividades que estén fuera de las necesidades del proyecto, a causa de confusiones o instrucciones insuficientes. Un proyecto debe tener sesiones regulares, de forma física o virtual para en breve verificar cada avance y cotejar si estamos dentro de fechas y especificaciones.
6. Objetivos con poca claridad. Así como no se puede mejorar lo que no se puede controlar, el éxito de un proyecto no se puede cuantificar si los resultados buscados no son claros; varios resultados pueden ser tomados como buenos, siendo algunos más costosos de lo presupuestado. Los objetivos deben ser específicos y cada ajuste solicitado debe cuantificarse en cuanto impacto de recursos y fechas, que debe ser aprobado por el cliente.
7. Excesivo optimismo en fechas de entrega. Si es tomado como forma de impresionar al cliente, vendrá a cobrar venganza cuando no se pueda respetar las fechas de entrega propuestas. Prometer fechas por encima de la capacidad del equipo de trabajo solamente causará descontento del mismo, mientras que el cliente con el tiempo dejará de confiar y terminará por molestarse. Debemos conocer nuestras capacidades y considerar un colchón de tiempo y recursos para atender a complicaciones.
8. Inflexibilidad. Los grandes generales han sabido que la mejor planeación tiende a sufrir cambios una vez que la batalla comienza, debido a factores no considerados. Cuando se intenta jugar a un seguimiento estricto del plan, nos podemos orillar a seguir caminos ineficientes; el plan está para tener un marco de referencia, que podemos modificar en la marcha si hay elementos y recomendaciones aplicables para beneficio del proyecto.
9. Falta de seguimiento a cambios. Respecto a control de tiempos y costos, la falta de seguimiento del impacto que cada cambio produzca en el proyecto puede representar menor margen de ganancia y malos entendidos con los clientes, quienes pactan contigo un presupuesto. Todo movimiento debe valorarse y presentarse a cliente para su aprobación, en especial si el movimiento implica más tiempo y recursos.
10. Micro Administrar. Habemos algunos líderes de proyecto que para ciertos proyectos (o todos) deseamos que todo esté perfecto, por lo que permanecemos encima del equipo de trabajo, creando una atmósfera tensa y sofocante que no beneficia a la productividad ni a los resultados. Es mejor apoyarse de las reuniones de avances, que semanalmente podrán ser la oportunidad perfecta para presentar hallazgos y problemas; también bajo instrucción se puede dejar la encomienda de notificar problemas, para valorar si requieren atención inmediata o si se revisarán en la siguiente reunión.
11. Software ineficaz para manejo de proyectos. Elegir programas de moda, o crear uno propio, para que el equipo de trabajo no lo utilice efectivamente, se pierde el propósito de tenerlos. Un sistema administrador que no sirve para monitorear y coordinar acciones se convierte en una simple bitácora; el programa debe ser fácil de utilizar y actualizar, para que el equipo de trabajo pueda y se comprometa a usarlo. Cada integrante debe conocer todas las funciones, por lo que es importante invertir tiempo en la capacitación.
12. No saber cuantificar el éxito del proyecto. Es un problema crítico desconocer lo que el cliente considera como un proyecto exitoso, que es la suma de los elementos que él busca obtener a través del producto que realizaremos. Desde las pláticas iniciales debemos identificar los puntos claves, pues es donde se encontrará la atención del cliente; nuestro trabajo será asegurar que se incluyan en la entrega del proyecto.
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