El buen funcionamiento de una empresa está íntimamente ligado con los niveles de inventarios; demasiado inventario para evitar riesgos reduce tu liquidez, mientras que un inventario demasiado esbelto puede tener un alto costo por interrupciones y oportunidades de venta perdidas a causa de no tener stock. ¿Cómo podemos encontrar un balance?
Para tener una idea más clara sobre nuestros requerimientos de inventarios, debemos poner en la mesa lo siguiente:
- La demanda y nuestra capacidad de producción.
- Las condiciones para ordenar con nuestros proveedores:
a) Orden mínima. Por pieza, lote, millar, etc.
b) Tiempo que nuestros proveedores toman desde que reciben la orden hasta la entrega.
- Espacio disponible para almacenar inventarios, tanto en bodega como en proceso. Si tenemos poco espacio, nuestra rotación y punto de reorden deben ser más frecuentes.
- Nuestra capacidad de respuesta para con nuestros clientes y centros de distribución. Producción programada o procesamiento por recepción de órdenes.
Manejar de forma eficiente los inventarios significa, definir los puntos de reorden que reflejan el nivel de riesgo que estamos dispuestos a tomar, dada la confiabilidad de nuestros procesos y nuestros proveedores. Siendo que aparte de estos factores existen más variables, como las tendencias del mercado, fluctuaciones por temporada, muchas de las cifras deben revisarse durante el año, previendo la baja en órdenes o incrementos de demanda. Se puede llevar un control histórico para detectar las tendencias, de forma manual o aprovechando la conveniencia de sistemas por computadora, donde se pueden alimentar estos valores y más variables que pueden hacer predicciones y ajustes
automáticos en base a probabilidad y nuestras programaciones.
Cada empresa es distinta y durante su crecimiento pueden haberse hecho esfuerzos para deshacerse de los excesos. Un mal a erradicar en las empresas que evolucionaron de negocios familiares es el manejo de inventarios, similar a las tiendas de abarrote donde se echa un ojo referencial y se tiene trazas de los productos más populares, dejando muchos productos sin atención, algunos acumulando polvo por años. Por el bien de la liquidez en sus operaciones, se debe tener disciplina y verificar lo que se tiene en existencia:
- Un listado integral de todo lo que hay en inventario
- Las cantidades por cada tipo de artículo, con precisión a la pieza.
- Tener clara la razón del tener X producto en inventario y su cantidad de piezas.
- Depurar listados anteriores, para detectar duplicados, expirados, obsoletos, piezas fantasma y parciales de inventario en distintas partes del almacén.
Como cierre, debemos tener consciencia de que no podemos mejorar lo que no podemos medir. Teniendo claridad en nuestro inventario nos permitirá ser más dinámico en nuestras decisiones y más eficiente en el aprovechamiento de recursos.
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